Mobiles Arbeiten, Remote Work & Workation

Mobiles Arbeiten hat sich seit der Corona-Pandemie in vielen Branchen etabliert. Besonders in wissensbasierten Berufen sind Remote Work und Workation gefragter denn je. Arbeitgeber profitieren von einem erweiterten Talentpool und höherer Flexibilität, während Arbeitnehmer die Freiheit genießen, ihren Arbeitsort auch am Strand zu wählen. Doch steuerlich kann dies schnell zur Herausforderung werden: Welche Staaten haben das Besteuerungsrecht? Wann droht eine Doppelbesteuerung? Und welche Pflichten und steuerlichen Risiken entstehen für Arbeitgeber?

1. Mobiles Arbeiten, Remote Work und Workation

Die Begriffe „mobiles Arbeiten“ und „Remote Work“ bezeichnen dasselbe Konzept – ortsunabhängiges Arbeiten mit digitalen Technologien, unabhängig davon, ob es im In- oder Ausland stattfindet. Im Gegensatz dazu ist Homeoffice auf die eigene Wohnung beschränkt. Rechtlich relevant ist die Abgrenzung zur Telearbeit, die als fester, vom Arbeitgeber eingerichteter Bildschirmarbeitsplatz gilt. Eine Workation ist letztlich eine Sonderform des Remote Work und mobilen Arbeiten, bei der Arbeitnehmer meist vorübergehend aus dem Ausland, von einem Urlaubsort, arbeiten.

Für die steuerrechtliche Beurteilung ist es unerheblich, ob von mobiler Arbeit, Remote Work oder Workation die Rede ist. Entscheidend ist vielmehr, ob eine gewisse Regelmäßigkeit der Arbeit im Ausland vorliegt und wie lange der Arbeitnehmer sich im Ausland aufhält, während er dort seine berufliche Tätigkeit ausübt.

2. Workation / kurzfristig im Ausland – was muss beachtet werden?

2.1 Workation: Lohnsteuer und Einkommensteuer

Bei kurzfristigen Workations, bei denen der Arbeitnehmer nur für wenige Tage aus dem Ausland arbeitet, bleibt die steuerliche Ansässigkeit in der Regel in Deutschland. Ein neuer Wohnsitz oder gewöhnlicher Aufenthalt im Ausland, der grundsätzlich mit der steuerlichen Ansässigkeit verbunden wäre, wird bei kurzen Aufenthalten normalerweise nicht begründet. Solange der Großteil der beruflichen Tätigkeit weiterhin aus Deutschland ausgeführt wird, bleibt das Besteuerungsrecht in Deutschland. Das bedeutet, dass die Einkünfte des Arbeitnehmers weiterhin der deutschen Einkommensteuer unterliegen und der inländische Arbeitgeber verpflichtet bleibt, die Lohnsteuer in Deutschland abzuführen. Vorsicht ist geboten, wenn die Workation verlängert wird und der Aufenthalt von wenigen Tagen auf mehrere Monate ausgedehnt wird.

2.2 Workation: Steuerrechtliche Risiken Arbeitgeber – Betriebsstätte

Trotz der kurzfristigen Natur einer Workation sollten Arbeitgeber sich den Risiken bewusst sein, eine Betriebsstätte im Ausland zu begründen. Häufig wird nicht bedacht, dass maßgeblich ist, ob eine Betriebsstätte nach den nationalen Vorschriften des ausländischen Staates und nach den Regelungen des Doppelbesteuerungsabkommens (DBA) begründet wird. Das Besteuerungsrecht für Gewinne, die einer ausländischen Betriebsstätte zugeordnet werden können, wird dem Ausland nur dann übertragen, wenn eine Betriebsstätte nach den entsprechenden Abkommen vorliegt. Nach den von Deutschland abgeschlossenen DBA erfordert die Anerkennung einer Betriebsstätte in der Regel eine feste Geschäftseinrichtung, über die die Geschäftstätigkeit ganz oder teilweise ausgeübt wird. Einrichtungen, die ausschließlich der Lagerung, Ausstellung, Auslieferung, Weiterverarbeitung durch Dritte oder der Beschaffung von Waren und Informationen dienen, gelten in der Regel nicht als Betriebstätten.. Gleiches gilt für feste Geschäftseinrichtungen, die ausschließlich vorbereitende oder unterstützende Tätigkeiten ausführen.

Das Risiko einer Betriebsstättenbegründung ist jedoch in der Regel gering, wenn die Workation nur vorübergehend und für wenige Tage oder Wochen stattfindet. Durch die kurzzeitige mobile Arbeit im Ausland wird in der Regel keine Betriebsstätte begründet, da es insbesondere an der erforderlichen Dauerhaftigkeit der Tätigkeit und einer festen Geschäftseinrichtung im Ausland fehlt. Der Ort, an dem die Tätigkeit ausgeübt wird, wird dann nicht als dem Unternehmen zur Verfügung stehender Standort angesehen. Handelt es sich bei den ausgeübten Tätigkeiten zudem um Hilfstätigkeiten oder vorbereitende Tätigkeiten (z. B. Controlling eines Industrieunternehmens), wird aufgrund der Art der Tätigkeit keine Betriebsstätte begründet. 

2.3 Workation: Steuerrechtliche Risiken Arbeitgeber – ständige Vertreter

Gewinne können nicht nur einer ausländischen Betriebsstätte zugeordnet werden, sondern auch dann im Ausland besteuert werden, wenn dort ein abhängiger Vertreter tätig ist. Ob ein solcher Vertreter vorliegt, hängt von den ausländischen Gesetzen ab und davon, ob das Doppelbesteuerungsabkommen (DBA) dies bestätigt. Nach den von Deutschland abgeschlossenen Doppelbesteuerungsabkommen (DBA) wird eine sogenannte „Vertreterbetriebsstätte“ in der Regel nur dann angenommen, wenn die für das Unternehmen tätige Person über eine Vertragsabschlussvollmacht verfügt und diese auch regelmäßig ausübt. Dabei darf es sich nicht lediglich um Hilfstätigkeiten handeln, und die Person darf nicht als unabhängiger Vertreter agieren. Im Vergleich zur Betriebsstätte wird hier keine feste Geschäftseinrichtung vorausgesetzt. Erforderlich ist ein gezieltes, auf eine gewisse Dauer ausgerichtetes Handeln. Eine gesetzliche Mindestdauer ist nicht festgelegt; vielmehr hängt dies vom jeweiligen Einzelfall wie der Geschäftstätigkeit und der Ausgestaltung des Vertrages ab. 

Übt ein Arbeitnehmer seine Tätigkeit nur gelegentlich während der Workation aus, liegt in der Regel keine dauerhafte und regelmäßige Tätigkeit vor, sodass das Risiko, als ständiger Vertreter des inländischen Arbeitgebers im Ausland eingestuft zu werden, gering ist. Verfügt der Arbeitnehmer jedoch über eine Vertretungsvollmacht, kann dieses Risiko weiter minimiert werden, indem die Ausübung der Vollmacht ausschließlich auf Deutschland beschränkt wird.

2.4 Exkurs Sozialversicherung bei Workation

Aus sozialversicherungsrechtlicher Sicht gilt kurzfristiges mobiles Arbeiten im Ausland als Entsendung, wodurch die Arbeitnehmer weiterhin in Deutschland sozialversichert bleiben. Dafür ist jedoch ein entsprechender elektronischer Antrag erforderlich. Innerhalb der EU, des EWR und der Schweiz ist das Verfahren durch die A1-Bescheinigung standardisiert. Bei Tätigkeiten in anderen Ländern sollten sich Arbeitgeber im Vorfeld über länderspezifische Regelungen und bestehende Sozialversicherungsabkommen informieren, insbesondere im Hinblick auf Beitragspflichten.

3. Dauerhaft im Ausland - was muss beachtet werden?

3.1 Dauerhaft im Ausland: Lohnsteuer und Einkommensteuer

Längerfristiges oder dauerhaftes Remote-/mobiles Arbeiten im Ausland beeinflusst die Lohnsteuerabzugsverpflichtung des Arbeitgebers sowie die Einkommensteuerpflicht des Arbeitnehmers. Einkommenssteuerrechtlich gilt grundsätzlich das Territorialprinzip, auch Arbeitsortprinzip genannt. Das bedeutet: Lebt der Arbeitnehmer vollständig im Ausland und übt er von dort aus vollständig seine berufliche Tätigkeit aus, unterliegt der Arbeitslohn der Besteuerung im Ausland und nicht mehr in Deutschland. In Doppelbesteuerungsabkommen kommt der bekannten 183-Tage-Regelung besondere Bedeutung zu. Sie besagt, dass ein Arbeitnehmer weiterhin im Heimatland einkommensteuerpflichtig bleibt, solange sein Aufenthalt im Ausland 183 Tage nicht überschreitet und die Vergütung weder von einem ausländischen Arbeitgeber noch von einer ausländischen Betriebsstätte gezahlt wird.

Komplexer wird die Situation, wenn ein Arbeitnehmer sowohl dauerhaft aus dem Ausland als auch in Deutschland für seinen deutschen Arbeitgeber tätig ist. In diesem Fall hat der ausländische Staat das Besteuerungsrecht für die im Ausland erbrachten Arbeitsleistungen, während Deutschland ebenfalls besteuern darf. Daher muss der Arbeitslohn in einen steuerpflichtigen Teil für Deutschland und einen steuerfreien Teil aufgeteilt werden.

In solchen Fällen ist es besonders wichtig, sich vorab über die steuerrechtlichen Bestimmungen des ausländischen Staates zu informieren (z. B. Lohnsteuerpflichten), um Haftungsrisiken zu vermeiden.

3.2 Dauerhaft im Ausland: Steuerrechtliche Risiken für Arbeitgeber – Betriebsstätte

Bei einer dauerhaften Tätigkeit im Ausland, insbesondere aus dem Homeoffice, steigt das Risiko, eine Betriebsstätte zu begründen. In vielen Fällen wird die Geschäftstätigkeit am Wohnort des Arbeitnehmers als vorübergehend angesehen, sodass der Wohnort nicht als fester Standort des Unternehmens gilt. Wird das Homeoffice jedoch regelmäßig und dauerhaft für geschäftliche Zwecke genutzt und ist aus den Umständen erkennbar, dass das Unternehmen dies ausdrücklich verlangt, kann das Homeoffice als dem Unternehmen zur Verfügung stehender Standort angesehen werden. Entscheidend ist, dass eine regelmäßige oder dauerhafte Nutzung des Homeoffices im Ausland zur Begründung einer Betriebsstätte führen kann. Die Vertragsgestaltung, insbesondere wenn der Arbeitnehmer ausschließlich vorbereitende oder unterstützende Tätigkeiten ausführt, kann das Risiko einer Betriebsstättenbegründung minimieren.

3.3 Dauerhaft im Ausland: Steuerrechtliche Risiken Arbeitgeber – ständige Vertreter

Ein gezieltes, auf eine gewisse Dauer ausgerichtetes Handeln ist Voraussetzung für die Annahme eines ständigen Vertreters. Das Risiko steigt mit der Dauer und Regelmäßigkeit der Tätigkeit aus dem Ausland, insbesondere wenn aus dem Ausland Verträge abgeschlossen werden. Arbeitnehmergruppen wie Organmitglieder, Führungskräfte und höhergestellte Mitarbeiter, die Verträge im Namen des Unternehmens abschließen können, unterliegen einem erhöhten Risiko. Um das Risiko zu vermeiden, ist es entscheidend, keine entsprechenden Vollmachten zu erteilen oder diese auf Deutschland zu beschränken.

3.4 Dauerhaft im Ausland: Exkurs Sozialversicherung

Aus sozialversicherungsrechtlicher Sicht muss im Einzelfall geprüft werden, ob und in welchem Umfang Sozialabgaben im Ausland zu entrichten sind und wann eine Abmeldung aus der deutschen Sozialversicherung erforderlich wird. Für Homeoffice-Tätigkeiten gelten spezielle Regelungen für sogenannte Grenzgänger. Ein Arbeitnehmer bleibt in Deutschland sozialversicherungspflichtig, wenn er maximal 25 % seiner Arbeitszeit im Homeoffice im ausländischen Wohnsitzstaat verbringt. In vielen europäischen Ländern, einschließlich der Schweiz, kann diese Grenze auf Antrag auf bis zu 50 % ausgeweitet werden.

Bei einer dauerhaften auswärtigen Tätigkeit sind insbesondere die nationalen Vorschriften des jeweiligen Staates zu beachten.

Fazit & Handlungsempfehlungen

Für Arbeitnehmer, die eine Workation oder kurzfristige Tätigkeit im Ausland ausüben, sind steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Risiken in der Regel gering. Insbesondere innerhalb der EU gelten durch die einheitlichen Regelungen zur Sozialversicherung weniger Schwierigkeiten. Die Wahrscheinlichkeit, dass eine Betriebsstätte im Ausland begründet wird, ist bei kurzfristigen Aufenthalten ebenfalls gering. Arbeitgeber sollten jedoch sicherstellen, dass alle relevanten Vorschriften eingehalten werden, um Haftungsrisiken und Compliance-Verstöße zu vermeiden.

Bei einer längerfristigen Tätigkeit im Ausland ist eine frühzeitige und detaillierte Beratung unerlässlich. Arbeitgeber sollten sich über die Compliance-Pflichten des Ziellandes informieren, da dortige Vorschriften je nach Land variieren können. Die Beratung durch einen Experten vor Ort kann helfen, steuerliche Risiken wie etwa den Lohnsteuereinbehalt korrekt zu handhaben und Missverständnisse zu vermeiden.

Zusätzlich sollten bei längeren Auslandsaufenthalten auch Themen wie Immigration, Arbeitsrecht und Arbeitserlaubnis nicht unbeachtet bleiben. Diese Themen sind genauso wichtig wie steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Fragen und sollten daher parallel mitbeachtet werden.

Absicherung und Vorsicht sind bei der Arbeit im Ausland immer ratsam. Es gibt in vielen Ländern nationale Regelungen, die selbst bei kurzfristigen Aufenthalten zur Anwendung kommen können. Vereinzelte Länder erfordern beispielsweise eine Anmeldung oder sogar einen Lohnsteuerabzug, auch wenn der Aufenthalt nur für einen kurzen Zeitraum geplant ist. Arbeitnehmer und Arbeitgeber sollten sicherstellen, dass sie sich über alle relevanten Vorschriften im Zielland informieren und notwendige Schritte rechtzeitig unternehmen, um rechtlichen und steuerlichen Problemen vorzubeugen.

Schließlich ist es entscheidend, die Fristen für die Abgabe von Steuererklärungen in den jeweiligen Ländern zu beachten, falls eine Erklärungspflicht besteht. Es kann vorkommen, dass bei grenzüberschreitender Arbeitnehmertätigkeit nicht nur ein Land das Besteuerungsrechte innehat. Wird in einem Land die Abgabe der Steuererklärung versäumt oder verspätet abgegeben, kann dies dazu führen, dass eine Freistellung nicht gewährt wird, was wiederum eine Doppelbesteuerung zur Folge haben kann. Arbeitgeber und Arbeitnehmer sollten daher sicherstellen, dass alle relevanten Fristen eingehalten werden, um unerwünschte steuerliche Konsequenzen zu vermeiden.